Víte vše o daňové kontrole a jiných kontrolách, s nimiž se můžete při podnikání setkat? A víte, jak vám bude nápomocná elektronická kniha jízd?

Elektronická kniha jízd fungující na základě dat z GPS jednotek je velkým pomocníkem v podnikání. Osvobozuje řidiče a účetní od mnoha úkonů a administrativní činnost se ve firmě ihned po jejím zavedení zjednoduší. Její výhody oceníte i v případě daňové či jiné úřední kontroly. Jak probíhá daňová kontrola, na co se připravit a jak pomůže kniha jízd?

Co je třeba vědět o daňové kontrole?

Cílem daňové kontroly je přezkoumání firemního účetnictví a příslušných dokladů, které souvisejí s daňovou povinností. Daňová kontrola k vám nezavítá jen tak znenadání. Její provedení a začátek jsou definovány v § 87 zákonu č. 280/2009 Sb. – Daňový řád.

Daňová kontrola je zahájena doručením oznámení o kontrole, ve kterém je vymezen předmět a rozsah daňové kontroly. Důvod, kvůli kterému přijde kontrola právě k vám, může vyplynout například z nesrovnalosti během kontroly vašeho daňového přiznání nebo z analýzy dalších dat. Podnět může přijít i v případě, že zaměstnanci finančního úřadu upozorní na podezřelé platby zdravotního a sociálního pojištění, na exekuce apod. Ti následně seznámí se situací kolegy z daňového oddělení. Podnět mohou dát i občané nebo jiná instituce (např. OSSZ, ministerstvo, celní správa). Kontrola většinou přichází již na základě analýzy dostupných dat a informací (daňové přiznání, účetní výkazy apod.)

Po oznámení následuje příprava na kontrolu. Je třeba přichystat detailní dokumentaci, která souvisí s daným obdobím (interní dokumentaci – faktury, interní doklady, mzdové doklady a doplňkovou dokumentaci o zdanitelných obchodech, vynaložených nákladech). Na dokladech se kontroluje, zda jsou hodnověrné a úplné. Při smlouvách se zase ověří jejich řádné plnění a zda nedošlo k porušení zákona.

Kontrolované dokumenty

Daňová kontrola se může zaměřit na dokumenty jako: hlavní kniha a deník, faktury, účetní výkazy, daňová přiznání k dani z příjmů, daňová přiznání k DPH, dodací listy nebo evidence knihy jízd. Kontrola ověřuje i dodržování zákona o účetnictví a postupů účtování. To znamená, že se prověřuje, zda jsou jednotlivé položky správně a řádně účtovány, zda byly předloženy všechny faktury apod.

Kromě listin a dokladů může kontrola nahlédnout i do výroby či skladu. Zkrátka zkontrolovat všechny prostory určené k podnikání.

Účetní jednotky jsou povinny vést účetnictví (Zákon o účetnitví): úplně, průkazným způsobem, pravdivě, správně, srozumitelně, přehledně a způsobem zaručujícím trvalost účetních záznamů. Platí zásada průkaznosti, tzn. – náklad je prokázán, existuje-li o něm účetní doklad, který věrohodně prokazuje skutečnost, a společnost o něm vedla účetnictví. V tomto případě vám bude nápomocná elektronická kniha jízd a dokumenty, které se průběžně přidávaly do systému CCC. Důležité je vědět, že prokazujete jen to, co jste tvrdili v daňovém přiznání. Nic navíc nejste povinni prokázat a dokládat.

Daňová kontrola si může doklady vzít s sebou nebo vás požádat o poskytnutí určitých účetních a daňových evidencí na elektronickém nosiči. V případě dokazování záležitostí spojených s využíváním služebních aut vám usnadní práci jednoduchý export z elektronické knihy jízd. Ten si můžete vytisknout nebo ho ponechat v digitální podobě.

Průběh a ukončení kontroly

Finanční úřad musí postupovat procesně – podle daňového řádu, který upravuje § 85 – § 88.

Během kontroly máte právo předkládat vlastní důkazy a vysvětlení ke zjištěním a ptát se na průběžná zjištění. Je to důležité, neboť můžete na jednotlivé otázky kontroly uspokojivě zodpovědět již v procesu kontroly. V případě, že dokážete odstranit všechny vznesené pochybnosti, měl by správce daně ukončit kontrolu bez nálezu. Zapamatujte si, že je na vás, do jaké hloubky povolíte daňové kontrole nahlédnout do konkrétní problematiky. Dbejte na zachování obchodního tajemství.

Pokud jste však správce daně nepřesvědčili, vyhotoví se tzv. výsledek kontrolního zjištění. Toto zjištění vám bude předloženo k vyjádření a stanoví se lhůta, kdy k němu dojde. Ještě v této fázi můžete vyjádřit nesouhlas, argumentovat, žádat o doplnění. Máte poslední možnost zvrátit závěr kontroly. Pokud se vám to nepovede, pracovník úřadu sepíše zprávu o daňové kontrole, která bude obsahovat zjištěné nesrovnalosti a hodnocení.

Daňová kontrola a kniha jízd

Jak jsme uvedli výše, kniha jízd je jedním z dokumentů, které si kontroloři mohou od vás během své práce vyžádat. Mnoho podnikatelů řeší knihu jízd až zpětně. Snaží se vzpomenout si na všechny své cesty, tankování a další potřebné údaje. U firem s větším počtem vozidel je tento scénář nemožný a může být příčinou velkých problémů.

Bylo běžnou praxí, že společnosti s velkými vozovými parky a jejich účetní dbali na ruční vypisování knih jízd. Zde je ale třeba myslet na nástrahy, které ukrývá fyzická verze knihy jízd. Ruční vyplňování, chyby při vypisování, neúplnost údajů a nezodpovědnost řidičů mohou ve vašem účetnictví udělat zmatek a zapříčinit nesrovnalosti. Z tohoto důvodu přišel na trh GPS monitoring a elektronická kniha jízd, která získává údaje přímo z vozidel. Díky GPS jednotkám, které jsou nainstalovány ve vozidlech, proudí data do systému automaticky a je radost s nimi pracovat. Digitální kniha jízd na základě GPS má v účetnictví vyšší průkaznost, která musí být ale podpořena i dalšími důkazy. Jde o tzv. navazující důkazy – faktury od dodavatelů za zboží nebo služby, protokoly o činnosti provedené na místě, protokoly o schůzkách, svědecké výpovědi, firemní nákupy „cestou“ a jiné.

Výhody elektronické knihy jízd vzhledem k potřebám daňové kontroly zahrnují:

• úplnost dat o každé jízdě
• automatické získávání dat
• jednoduchá korekce
• nahrávání dokumentů
• přehledné reporty
• rychlé a srozumitelné výstupy

Velkým benefitem a usnadněním je pro podnikatele výstup, který je plnohodnotným účetním dokladem. Pokud tento doklad obsahuje všechny náležitosti, daňový úřad jej bez problémů akceptuje. Díky tomu se vyhnete možným nepříjemným situacím a pokutám, které mohou vzniknout v případě fyzické formy knihy jízd.

Pokud se obáváte daňové kontroly či jiné úřední kontroly a nejste si jisti, zda jsou údaje o jízdách zaznamenány v pořádku, neváhejte a obraťte se na nás.  V rámci dlouholetých zkušeností vám naši obchodní zástupci rádi představí elektronickou knihu jízd a další funkce GPS monitoringu osobně.