Elektronická kniha jízd fungující na základě dat z GPS jednotek je velkým pomocníkem v podnikání. Osvobozuje řidiče a účetní od mnoha úkonů a administrativní činnost se ve firmě ihned po jejím zavedení zjednoduší. Její výhody oceníte i v případě daňové či jiné úřední kontroly. Jak probíhá daňová kontrola, na co se připravit a jak pomůže kniha jízd?

Co je třeba vědět o daňové kontrole?

Cílem daňové kontroly je přezkoumání firemního účetnictví a příslušných dokladů, které souvisejí s daňovou povinností. Daňová kontrola k vám nezavítá jen tak znenadání. Její provedení a začátek jsou definovány v § 87 zákonu č. 280/2009 Sb. – Daňový řád.

Daňová kontrola je zahájena doručením oznámení o kontrole, ve kterém je vymezen předmět a rozsah daňové kontroly. Důvod, kvůli kterému přijde kontrola právě k vám, může vyplynout například z nesrovnalosti během kontroly vašeho daňového přiznání nebo z analýzy dalších dat. Podnět může přijít i v případě, že zaměstnanci finančního úřadu upozorní na podezřelé platby zdravotního a sociálního pojištění, na exekuce apod. Ti následně seznámí se situací kolegy z daňového oddělení. Podnět mohou dát i občané nebo jiná instituce (např. OSSZ, ministerstvo, celní správa). Kontrola většinou přichází již na základě analýzy dostupných dat a informací (daňové přiznání, účetní výkazy apod.)

Po oznámení následuje příprava na kontrolu. Je třeba přichystat detailní dokumentaci, která souvisí s daným obdobím (interní dokumentaci – faktury, interní doklady, mzdové doklady a doplňkovou dokumentaci o zdanitelných obchodech, vynaložených nákladech). Na dokladech se kontroluje, zda jsou hodnověrné a úplné. Při smlouvách se zase ověří jejich řádné plnění a zda nedošlo k porušení zákona.

Kontrolované dokumenty

Daňová kontrola se může zaměřit na dokumenty jako: hlavní kniha a deník, faktury, účetní výkazy, daňová přiznání k dani z příjmů, daňová přiznání k DPH, dodací listy nebo evidence knihy jízd. Kontrola ověřuje i dodržování zákona o účetnictví a postupů účtování. To znamená, že se prověřuje, zda jsou jednotlivé položky správně a řádně účtovány, zda byly předloženy všechny faktury apod.

Kromě listin a dokladů může kontrola nahlédnout i do výroby či skladu. Zkrátka zkontrolovat všechny prostory určené k podnikání.

Účetní jednotky jsou povinny vést účetnictví (Zákon o účetnitví): úplně, průkazným způsobem, pravdivě, správně, srozumitelně, přehledně a způsobem zaručujícím trvalost účetních záznamů. Platí zásada průkaznosti, tzn. – náklad je prokázán, existuje-li o něm účetní doklad, který věrohodně prokazuje skutečnost, a společnost o něm vedla účetnictví. V tomto případě vám bude nápomocná elektronická kniha jízd a dokumenty, které se průběžně přidávaly do systému CCC. Důležité je vědět, že prokazujete jen to, co jste tvrdili v daňovém přiznání. Nic navíc nejste povinni prokázat a dokládat.

Daňová kontrola si může doklady vzít s sebou nebo vás požádat o poskytnutí určitých účetních a daňových evidencí na elektronickém nosiči. V případě dokazování záležitostí spojených s využíváním služebních aut vám usnadní práci jednoduchý export z elektronické knihy jízd. Ten si můžete vytisknout nebo ho ponechat v digitální podobě.

Průběh a ukončení kontroly

Finanční úřad musí postupovat procesně – podle daňového řádu, který upravuje § 85 – § 88.

Během kontroly máte právo předkládat vlastní důkazy a vysvětlení ke zjištěním a ptát se na průběžná zjištění. Je to důležité, neboť můžete na jednotlivé otázky kontroly uspokojivě zodpovědět již v procesu kontroly. V případě, že dokážete odstranit všechny vznesené pochybnosti, měl by správce daně ukončit kontrolu bez nálezu. Zapamatujte si, že je na vás, do jaké hloubky povolíte daňové kontrole nahlédnout do konkrétní problematiky. Dbejte na zachování obchodního tajemství.

Pokud jste však správce daně nepřesvědčili, vyhotoví se tzv. výsledek kontrolního zjištění. Toto zjištění vám bude předloženo k vyjádření a stanoví se lhůta, kdy k němu dojde. Ještě v této fázi můžete vyjádřit nesouhlas, argumentovat, žádat o doplnění. Máte poslední možnost zvrátit závěr kontroly. Pokud se vám to nepovede, pracovník úřadu sepíše zprávu o daňové kontrole, která bude obsahovat zjištěné nesrovnalosti a hodnocení.

Daňová kontrola a kniha jízd

Jak jsme uvedli výše, kniha jízd je jedním z dokumentů, které si kontroloři mohou od vás během své práce vyžádat. Mnoho podnikatelů řeší knihu jízd až zpětně. Snaží se vzpomenout si na všechny své cesty, tankování a další potřebné údaje. U firem s větším počtem vozidel je tento scénář nemožný a může být příčinou velkých problémů.

Bylo běžnou praxí, že společnosti s velkými vozovými parky a jejich účetní dbali na ruční vypisování knih jízd. Zde je ale třeba myslet na nástrahy, které ukrývá fyzická verze knihy jízd. Ruční vyplňování, chyby při vypisování, neúplnost údajů a nezodpovědnost řidičů mohou ve vašem účetnictví udělat zmatek a zapříčinit nesrovnalosti. Z tohoto důvodu přišel na trh GPS monitoring a elektronická kniha jízd, která získává údaje přímo z vozidel. Díky GPS jednotkám, které jsou nainstalovány ve vozidlech, proudí data do systému automaticky a je radost s nimi pracovat. Digitální kniha jízd na základě GPS má v účetnictví vyšší průkaznost, která musí být ale podpořena i dalšími důkazy. Jde o tzv. navazující důkazy – faktury od dodavatelů za zboží nebo služby, protokoly o činnosti provedené na místě, protokoly o schůzkách, svědecké výpovědi, firemní nákupy „cestou“ a jiné.

Výhody elektronické knihy jízd vzhledem k potřebám daňové kontroly zahrnují:

• úplnost dat o každé jízdě
• automatické získávání dat
• jednoduchá korekce
• nahrávání dokumentů
• přehledné reporty
• rychlé a srozumitelné výstupy

Velkým benefitem a usnadněním je pro podnikatele výstup, který je plnohodnotným účetním dokladem. Pokud tento doklad obsahuje všechny náležitosti, daňový úřad jej bez problémů akceptuje. Díky tomu se vyhnete možným nepříjemným situacím a pokutám, které mohou vzniknout v případě fyzické formy knihy jízd.

Pokud se obáváte daňové kontroly či jiné úřední kontroly a nejste si jisti, zda jsou údaje o jízdách zaznamenány v pořádku, neváhejte a obraťte se na nás.  V rámci dlouholetých zkušeností vám naši obchodní zástupci rádi představí elektronickou knihu jízd a další funkce GPS monitoringu osobně.

Základní informace, které byste měli o knize jízd vědět, najdete v předchozím článku. Zde vám detailně prozradíme, jak funguje kniha jízd v našem systému a ukážeme vám pár praktických tipů, jak s ní co nejefektivněji pracovat.

Kniha jízd se v systému Commander Control Car generuje automaticky z pozic vozidla zaznamenaných prostřednictvím GPS jednotky, která je v něm nainstalována. Tyto pozice se sbírají (standardně každých 30 s) a ukládají od okamžiku zapnutí zapalování vozidla až do okamžiku jeho vypnutí. Z takto nasbíraných pozic se vygeneruje elektronická kniha jízd. Je definována první pozicí (začátek jízdy) a poslední pozicí (konec jízdy) a souřadnicím těchto pozic je okamžitě přiřazena adresa ze systému Google maps.

Údaje zaznamenávané v knize jízd

Každá takto vytvořená jízda obsahuje i datum a čas těchto pozic, stav tachometru na začátku a konci jízdy, ujetou vzdálenost, trvání jízdy, průměrnou a maximální rychlost, nastoupané a sestoupané výškové metry, typ jízdy (soukromá nebo služební), řidiče dané jízdy a trvání přestávky mezi touto a následující jízdou (po jejím vygenerování).

Každá jízda může obsahovat i:

• informace o celkové spotřebě PHM (I) a v případě, že je GPS jednotka napojena i na řídící jednotku vozidla, i průměrnou spotřebu (I / 100 km);
• vyhodnocování jízdního stylu řidiče (hodnocení za danou jízdu), pokud je pro vozidlo povolena funkce Good Driving;
• poznámku k jízdě – předdefinovaný druh jízdy – kategorie;
• komentář k jízdě – textové pole s popisem jízdy;
• údaje o tankování pohonných hmot – množství (l) a cena s DPH (Kč).

Kniha jízd v mobilní aplikaci

Commander Services nabízí svým zákazníkům možnost vedení knihy jízd tak přes počítač, tak přes mobilní aplikaci v mobilním telefonu (Android nebo iOS). V mobilní aplikaci najdete identické údaje jako v systému Commander Control Car. Byla vyvinuta tak, aby odrážela potřeby zákazníků, aby její použití bylo intuitivní a hlavně jednoduché.

V mobilní aplikaci se přehledně zobrazuje i pořadové číslo jízdy v daný den. Po jejím otevření se vám jízda zobrazí na mapě a k dispozici jsou funkce pro zadávání údajů (typ jízdy, poznámky, komentáře, přiřazení tankování a aktuální stav tachometru). Aplikace má možnost vytvoření fotografie (např. Tankovacího bloku nebo tachometru vozidla) a její uložení ke konkrétní jízdě, resp. tankování. Funkce, které vidí uživatel v aplikaci, jsou vždy podmíněné úrovní jeho oprávnění. Druh oprávnění vám nastavíme při spuštění služby nebo na vyžádání.

Automatické a manuální nahrávání dat

Do knihy jízd se k vygenerované jízdě nahrávají údaje o tankování. Manuálně z tankovacího bloku nebo přes import dat z datového souboru. Tento import může probíhat automaticky (v případě vybraných tankovacích společností) nebo manuálně pomocí předdefinovaných šablon.

Jméno řidiče se k dané jízdě nahraje buď na základě jeho přiřazení k danému vozidlu přes kartu vozidla, nebo na základě jeho přihlášení se před začátkem jízdy pomocí identifikačního čipu, karty nebo klíče. To platí za předpokladu, že je ke GPS jednotce připojeno i snímací zařízení – čtečka.

Dalším údajem je typ jízdy (soukromá nebo služební), který se v systému mění pomocí přepínače. Tvoří další rozšíření hardwarového vybavení monitorovací jednotky.

Všechny tyto údaje lze upravovat v Přehledu jízd v systému CCC. Samotná kniha jízd není editovatelná, protože tvoří výsledný doklad odrážející i všechny změny provedené přes Přehled jízd.

Filtrování dat, parametry a práce s daty

Kniha jízd se vždy generuje z datových balíků, souborů dat z jednotlivých pozic vozidla. Díky komplexním a přesným datům poskytuje kniha jízd různé možnosti práce s nimi. Při práci s daty můžete pracovat s různými proměnnými / parametry a data kombinovat. Volitelnými parametry knihy jízd je například výběr počtu vozidel, typ jízdy (soukromá nebo služební) nebo období, které se má zobrazit.

V případě potřeby je možné využít i rozšířený filtr, který umožňuje zobrazení pouze vybraných jízd, důsledkem čehož však jednotlivé jízdy mohou ztratit kontinuitu (vzájemnou časovou návaznost).

Na výběr je i možnost filtrování podle řidiče, jízdy přes zájmové body (bezpečnostní Waypointy) nebo podle časového intervalu.

Knihu jízd včetně všech jejích údajů, můžete exportovat do různých formátů. Kromě výstupu na tiskárnu umožňuje kniha jízd od Commander Services i export do tabulkového programu MS Excel, do datového souboru CSV, do PDF formátu nebo SAP. Vygenerované jízdy si zároveň můžete zobrazit na Google mapě nebo je exportovat do formátu KML pro Google Earth.

Práce s daty a správné využívání všech možností systému CCC a knihy jízd je základem kvalitní správy vozového parku. A jen kvalitní zpráva vede k úspoře času a finančních prostředků. Z tohoto důvodu realizujeme pravidelné bezplatné školení pro naše zákazníky. Na školení se seznámí se systémem a všemi jeho funkcemi, včetně knihy jízd.

Kompatibilita s jinými systémy

Nezbytností a zároveň známkou kvalitního systému je jeho součinnost s jinými systémy. Data mohou přicházet z různých zdrojů, avšak výstup by měl být jeden a komplexní. Systém Commander Control Car je prostřednictvím API rozhraní plně propojitelný například s docházkovými systémy, spedičními, logistickými nebo i s účetními systémy.

Další informace o knize jízd naleznete na naší webové stránce nebo se na nás neváhejte obrátit přímo. Rádi vám poradíme a najdeme řešení, které pomůže vašemu podnikání.

Kniha jízd je typ účetního dokladu, který obsahuje údaje o jízdách firemních i soukromých vozidel využívaných pro účel podnikání. Akceptována je v papírové podobě, vyplněna na předtištěném formuláři nebo v běžném sešitu, jakož i v elektronické formě, kterou aktuálně využívá většina podnikatelů. Právě tato forma poskytuje nejvíce benefitů, které usnadní evidenci vašich vozidel.

Benefity, které přináší vedení knihy jízd

• Úspora času – Evidence všech služebních jízd je časově náročná nejen pro administrativní pracovníky zpracovávajících výkazy, ale i pro řidiče, kteří si musí vytvářet cestovní příkazy a zapisovat data o každé jízdě. Toto vše vám zjednoduší elektronická kniha jízd, která bude automaticky stahovat data a vytvářet záznamy.
• Šetření peněz – Kniha jízd poskytuje detailní přehled o efektivitě využívání monitorovaných vozidel. V systému se nachází přehled o služebních a soukromých cestách, o řidičích a o účelech jednotlivých jízd. Díky tomu nastavíte efektivní využívání vozového parku a optimalizaci zdrojů.
• Odhalení ztrát – Jedním z největších problémů navyšujících náklady vozového parku je chování řidičů (více o tématu naleznete v článku na blogu). Ať už jde o neoprávněné využívání vozidla pro soukromé účely, nebo styl jízdy, GPS monitoring dokáže snadno identifikovat nadspotřebu a zároveň automaticky měří kilometry – podává informace o reálné ujeté vzdálenosti.
• Jednoduché použití – Využívání systému je intuitivní a vytvořeno s ohledem na různé úrovně dovednosti zákazníka. Umožňuje využívání různých nastavení a filtrů, automatické generování dat do různých formátů, také poskytuje možnost manuální evidence jízd. V případě, že na něco zapomenete, je možné realizovat všechny úpravy i zpětně.
• Komplexnost informací – Všechny informace o vozidlech máte přehledně uloženy v systému, do kterého máte neustálý přístup přes klasický počítač nebo prostřednictvím mobilní aplikace. Přístup z mobilního telefonu vám zaručí 100% přehled v aktuálním čase, jakož i přístup k datům zpětně.
• Úřední výstupy – Elektronická kniha jízd a systémy umožňují generovat daňově uznatelné tiskové sestavy s možností volby období.

Kniha jízd, data a důležitost jejího vedení

Nejdůležitější součástí knihy jízd jsou data, se kterými pracuje. Jejich získávání umožňuje GPS jednotka instalována přímo ve vozidle, která zaznamenává a odesílá informace do systému ale i jiné zdroje. Tvoří ji data získaná ze satelitu, z GPS jednotky ve vozidle, z manuálně zadaných údajů, ze vstupních dat a součástí jsou samozřejmě i přepočty systému.

Největším benefitem elektronické knihy jízd je možnost uplatňovat si 100 % nákladů z čerpání pohonných hmot. Podmínkou je uvádění definovaných údajů, které jsou předvyplněny nebo doplňovány průběžně při jednotlivých služebních cestách:

Údaje v knize jízd:

• SPZ
• Typ vozidla
• Průměrná spotřeba podle technického průkazu

Při každé jízdě uvádíme:

• Datum
• Jméno řidiče
• Čas odjezdu a příjezdu
• Destinaci
• Účel
• Počet ujetých kilometrů
• Záznam o čerpání pohonných hmot

Zaměstnanci, kteří používají firemní vozidla, by měly být na používání aut proškoleni a seznámeni se zákony o silničním provozu a zákonem o provozu vozidel na silničním provozu. Bezpečnostní přestávky pro řidiče stanovuje zákon č. 337/2020 Sb. o organizaci pracovní doby v dopravě, který se týká řidičů z povolání. Je důležité upozornit, že dodržování bezpečnostních přestávek je ve vozidle sledované tachografem, nikoli prostřednictvím knihy jízd. I práce s tachografem je již automatizovaná a data nemusíte stahovat manuálně.

Vy ještě nevyužíváte elektronickou knihu jízd? Chtěli byste zefektivnit práci vašich zaměstnanců a šetřit náklady? Kontaktujte nás a my vám rádi pomůžeme. Od návrhu řešení na míru přes instalaci zařízení až k zaškolení vašich zaměstnanců.