V účetnictví se jedná o poměrně uzavřený systém dat, který má vlastní vnitřní řád a pravidla. Jeho úkolem je poskytovat informace o hospodářské činnosti podniku. Tyto informace musí být relevantní, objektivní, včasné, aktuální, srozumitelné a srovnatelné. Totéž platí i při správě vozového parku a zpracování výkazů z pracovních cest.

GPS monitoring a jeho propojení s účetnictvím

Všechny zmíněné proměnné mohou vyvíjet tlak na účetního či celé oddělení, které kromě toho musí dbát i na dodržování termínů. Tento stres se umocňuje, pokud se vám na stole kopí hromady papírů a vy je nestíháte zpracovat, protože mnohé nejsou úplné nebo obsahují chyby. K eliminaci chybovosti, která vzniká fyzickým vypisováním a dokladováním, využívají firmy digitalizaci procesů. Jedním z pomocníků je i GPS monitoring a elektronická kniha jízd (která je jeho součástí).

V agendě účetního oddělení je mzdové účetnictví, podvojné nebo jednoduché účetnictví či daňová evidence, při kterých jsou data v elektronické podobě již úplnou nezbytností. Firma nebo OSVČ si může například uplatnit rozličné výdaje související s použitím motorového vozidla k podnikání (upravuje zákon o daních z příjmů a zákon o cestovních náhradách). Výpočet výdajů se liší v závislosti na tom, zda je motorové vozidlo zahrnuto v majetku daňového poplatníka nebo je jen v pronájmu, kdy je možné uplatnit pouze výdaje za nakoupené pohonné hmoty (PHM) v prokazatelné výši. V tomto případě poslouží účetnímu elektronická kniha jízd.

Hlavní výhodou GPS monitoringu a elektronické knihy jízd je pro účetního administrativní odlehčení. Podklady získané z GPS zařízení jsou k dispozici téměř okamžitě a snadno se mohou přenést do jiného účetního systému/softwaru. Ke každé jízdě jsou přiřazeny potřebné informace jako: vozidlo (SPZ), typ vozidla (firemní, soukromé), řidič, stav tachometru (počáteční, konečný), ujeté kilometry, trasa a další potřebné údaje k dani z motorových vozidel. Dále může účetní pracovat s informacemi o spotřebě, čerpání PHM nebo vyčíslení cestovních náhrad podle platné legislativy.

Důležité funkce pro účetní

GPS monitoring je rychlým, spolehlivým a přehledným elektronickým systémem evidence služebních jízd a firemních vozů. Které funkce a údaje jsou pro účetní nejužitečnější?

1. Přehledy jízd – zobrazování aktuálních poloh vozidel v tabulkové formě a na mapě. Systém poskytuje aktuální stavové informace o sledovaném vozidle, které účetnímu poslouží při jednoduchém vygenerování knihy jízd.
2. Výpočet výdajů na PHM – systém při zadání správných údajů o tankování vozidla vypočítá jeho přesnou spotřebu při každé jízdě i s určením průměrné ceny za spotřebované PHM.
3. Import z tankovacích karet – systém dovoluje automatické importování elektronických faktur od poskytovatelů tankovacích karet. Díky tomu jsou tankování a jiné náklady přiřazeny k jednotlivým jízdám a vozidlům automaticky. Účetní si tyto informace najde i při výkazech jízd a v knize jízd, což také urychlí jeho práci. (Commander poskytuje službu tankovacích karet ve spolupráci se společností DKV)
4. Výpočet stravného za pracovní cesty – v případě výpočtu stravného za pracovní cesty stráví účetní nad jednou cestou spoustu času. Celková doba je velmi individuální, avšak velkým pomocníkem jsou v tomto případě údaje z elektronického systému CCC (informace o jízdě) a možnost automatického výpočtu stravného za pracovní cesty podle aktuálně platné legislativy (u tuzemských i zahraničních pracovních cest).
5. Výpočet stravného za pracovné cesty – v prípade výpočtu stravného za pracovné cesty strávi účtovník nad jednou cestou množstvo času. Celkový čas je veľmi individuálny, avšak veľkým pomocníkom sú v tomto prípade údaje z elektronického systému CCC (informácie o jazde) a možnosť automatického výpočtu stravného za pracovného cesty podľa aktuálne platnej legislatívy (pri tuzemských i zahraničných pracovných cestách).
6. Historie poloh – zobrazení historie poloh vozidla za stanovené časové období, graficky zvýrazněné polohy začátků a konce jízd nebo odpovědí na lokalizaci vozidla, přehledné znázornění historie jednotlivých jízd na mapě umožňuje zkontrolovat trasu vozidla, např. při podezření na neoprávněné tankování, při pokutách za překročení rychlosti apod.
7. Přepínač mezi soukromými a služebními jízdami – pokud využívají zaměstnanci firemní vozidla i pro soukromé účely, může vzniknout velký zmatek. Systém umožňuje rozlišování a zaznamenání typu jízdy a také dodatečné úpravy. Funkce usnadní účetnímu evidenci firemních nákladů, čímž šetří jeho čas a firemní peníze.
8. Exportování výstupů – v případě úřední kontroly nemusí účetní fyzicky a pracně vyhledávat potřebné dokumenty. Stačí mu nahlédnout do elektronického systému a vyexportovat výstup. Tyto výstupy slouží jako řádné daňové doklady (obsahují všechny potřebné náležitosti). Jejich výhodou jsou přehlednost, jednoduchá korekce a srozumitelnost. Díky údajům uloženým v digitálním světě se můžete vyhnout nepříjemným situacím a pokutám a zkrátit čas probíhající kontroly. Více o daňové kontrole naleznete v článku ZDE.

Všechny tyto funkce a práci s údaji učíme naše zákazníky na pravidelných bezplatných školeních, která probíhají v online prostoru. Přihlásit se na ně mohou vedoucí pracovníci, účetní, ale i každý pomocný zaměstnanec, který má přístup do systému CCC a ke své práci využívá informace z GPS monitoringu.

Spokojenost účetních

Obecně můžeme tvrdit, že z pohledu účetního je GPS monitoring a s ním spojená elektronická kniha jízd velkým pomocníkem. Po jejich zavedení se administrativní byrokracie snižuje a evidence účetních dokladů je jednodušší a přehlednější. Platí, že data uložená v systému se již nemusí tisknout, stačí je jen evidovat a archivovat. V případě úřední kontroly postačuje umožnit kontrolorovi přístup do systému evidence jízd.

Až 70 % našich zákazníků se rozhodlo pro zavedení GPS monitoringu zejména pro velkou pomoc, kterou tento nástroj pro účetnictví a administrativu představuje. Úspora času a provozních nákladů se projeví téměř okamžitě po zavedení služby a dále pomáhá při efektivním řízení.