Elektronická kniha jázd fungujúca na základe dát z GPS jednotiek je veľkým pomocníkom v podnikaní. Odbremeňuje vodičov a účtovníkov od mnohých úkonov a administratívna činnosť sa vo firme ihneď po jej zavedení zjednoduší. Jej výhody oceníte aj v prípade daňovej či inej úradnej kontroly. Ako prebieha daňová kontrola, na čo sa pripraviť a ako poslúži kniha jázd?

Čo treba vedieť o daňovej kontrole?

Cieľom daňovej kontroly je preskúmanie firemného účtovníctva a prislúchajúcich dokladov, ktoré súvisia s daňovou povinnosťou. Daňová kontrola k vám nezavíta len tak znenazdajky. Jej vykonanie a začiatok sú zadefinované v § 46 Zákona o správe daní. Za začiatočný deň sa podľa konkrétnej situácie považuje:

1. deň určený v oznámení o daňovej kontrole – dátum je uvedený v oznámení správcu dane daňovému subjektu – podnikateľovi. Ak vám nevyhovuje stanovený deň môžete si dohodnúť nový termín. Čas máte do 8 dní od doručenia oznámenia.
2. spísanie zápisnice o začatí daňovej kontroly – ak je cieľom kontroly zistenie oprávnenosti nároku na vrátenie nadmerného odpočtu alebo jeho časti, za začiatok sa považuje deň spísania zápisnice o začatí daňovej kontroly.
3. bez oznámenia – kontrola bez oznámenia je možná len vtedy, ak subjekt nahlásia orgány činné v trestnom konaní, alebo je subjekt podozrivý z vykonávania nezákonnej činnosti, lebo existuje podozrenie, že by mohli byť zničené dôležité dokumenty.

Po oznámení nasleduje príprava na kontrolu. V doručenom liste o kontrole sa nachádzajú informácie o lehote, v ktorej musíte predložiť všetky požadované doklady. Je potrebné pripraviť detailnú dokumentáciu, ktorá súvisí s daným obdobím (internú dokumentáciu – faktúry, interné doklady, mzdové doklady a doplnkovú dokumentáciu o zdaniteľných obchodoch, vynaložených nákladoch). Na dokladoch sa kontroluje, či sú hodnoverné a úplné. Pri zmluvách sa zase overí ich riadne plnenie a či nedošlo k porušeniu zákona.

Kontrolované dokumenty

Daňová kontrola sa môže zamerať na rôzne dokumenty – hlavná kniha a denník, faktúry, účtovné výkazy, daňové priznania k dani z príjmov, daňové priznania k DPH, dodacie listy alebo na evidenciu knihy jázd. Kontrola overuje aj dodržiavanie zákona o účtovníctve a postupov účtovania. To znamená, že sa preveruje či sú jednotlivé položky správne a riadne účtované, či boli predložené všetky faktúry a pod.

Platí zásada preukaznosti, t.j. náklad je preukázaný, ak existuje o ňom účtovný doklad, ktorý vierohodne preukazuje skutočnosť a spoločnosť o ňom viedla účtovníctvo. V tomto prípade vám bude nápomocná elektronická kniha jázd a dokumenty, ktoré sa priebežne pridávali do systému CCC. Dôležité je vedieť, že preukazujete len to, čo ste tvrdili v daňovom priznaní. Nič navyše nie ste povinní preukázať a dokladovať.

Ak sa chcete úspešne obhájiť, je veľmi dôležitá báza tzv. kvalifikovaných dôkazov (napríklad: existencia správy z pracovnej cesty so zoznamom navštívených klientov) a ďalšie preukazné záznamy o realite a cieli „pracovnej cesty“ v zmysle zákona.

Daňová kontrola si môže doklady vziať so sebou alebo vás požiadať o poskytnutie určitých účtovných a daňových evidencií na elektronickom nosiči. V prípade dokazovania záležitostí spojených s využívaním služobných áut vám uľahčí prácu jednoduchý export z elektronickej knihy jázd. Ten si môžete vytlačiť alebo ho nechať v digitálnej podobe.

Priebeh a ukončenie kontroly

Počas kontroly máte právo predkladať vlastné dôkazy a vysvetlenia k zisteniam a pýtať sa na priebežné zistenia. Je to dôležité, lebo môžete na jednotlivé otázky kontroly uspokojivo zodpovedať už v procese. Zapamätajte si, že je na vás, do akej hĺbky povolíte daňovej kontrole nahliadnuť do konkrétnej problematiky. Dbajte na zachovanie obchodného tajomstva.

Ak sa vám nepáčil postup kontrolórov, je možné podať námietku, napr. námietku zaujatosti voči zamestnancovi správcu dane.

O výsledku kontroly sa dozviete z protokolu s výzvou na vyjadrenie a prerokovanie. Nie je však zákonom stanovená lehota, dokedy musí byť kontrola ukončená.

Daňová kontrola a kniha jázd

Ako sme uviedli vyššie, kniha jázd je jedným z dokumentov, ktoré si kontrolóri môžu od vás počas svojej práce vyžiadať. Mnoho podnikateľov rieši knihu jázd až spätne. Snažia sa spomenúť si na všetky svoje cesty, tankovania a ďalšie potrebné údaje. Pri firmách s väčším počtom vozidiel je tento scenár nemožný a môže byť príčinou veľkých problémov.

Bolo bežnou praxou, že spoločnosti s veľkými vozovými parkmi a ich účtovníci dbali na ručné vypisovanie kníh jázd. Tu ale treba myslieť na nástrahy, ktoré ukrýva fyzická verzia knihy jázd. Ručné vypĺňanie, chybné vypísanie, neúplnosť údajov a nezodpovednosť šoférov môžu vo vašom účtovníctve urobiť zmätok a zapríčiniť nezrovnalosti. Z tohto dôvodu prišiel na trh GPS monitoring a elektronická kniha jázd, ktorá získava údaje priamo z vozidiel. Vďaka GPS jednotkám, ktoré sú nainštalované vo vozidlách, prúdia údaje do systému automaticky a je radosť s nimi pracovať.

Výhodami elektronickej knihy jázd vzhľadom na potreby daňovej kontroly sú:

• úplnosť dát o každej jazde,
• automatické získavanie dát,
• jednoduchá korekcia,
• nahrávanie dokumentov,
• prehľadné reporty,
• rýchle a zrozumiteľné výstupy.

Veľkým benefitom a uľahčením je pre podnikateľov výstup, ktorý je plnohodnotným účtovným dokladom. Ak tento doklad obsahuje všetky náležitosti, daňový úrad ho bez problémov akceptuje. Vďaka tomu sa vyhnete možným nepríjemným situáciám a pokutám, ktoré môžu vzniknúť v prípade fyzickej formy knihy jázd.

Ak sa obávate daňovej kontroly či inej úradnej kontroly a nie ste si istí, či sú údaje o jazdách zaznamenané v poriadku, neváhajte a obráťte sa na nás.  V rámci dlhoročných skúseností vám naši obchodní zástupcovia radi predstavia elektronickú knihu jázd a ďalšie funkcie GPS monitoringu osobne.

Základné informácie, ktoré by ste mali o knihe jázd vedieť, nájdete v predchádzajúcom článku. Tu vám detailne prezradíme, ako funguje kniha jázd v našom systéme a ukážeme vám pár praktických tipov, ako s ňou čo najefektívnejšie pracovať.

Kniha jázd sa v systéme Commander Control Car generuje automaticky z pozícií vozidla zaznamenaných prostredníctvom GPS jednotky, ktorá je v ňom nainštalovaná. Tieto pozície sa zbierajú (štandardne každých 30 s) a ukladajú od okamihu zapnutia zapaľovania vozidla až do okamihu jeho vypnutia. Z takto nazbieraných pozícií sa vygeneruje elektronická kniha jázd. Je definovaná prvou pozíciou (začiatok jazdy) a poslednou pozíciou (koniec jazdy) a súradniciam týchto pozícií je okamžite priradená adresa zo systému Google maps.

Údaje zaznamenávané v knihe jázd

Každá takto vytvorená jazda obsahuje aj dátum a čas týchto pozícií, stav tachometra na začiatku a konci jazdy, prejdenú vzdialenosť, trvanie jazdy, priemernú a maximálnu rýchlosť, nastúpané a zostúpané metre, typ jazdy (súkromná alebo služobná), vodiča danej jazdy a trvanie prestávky medzi touto a nasledujúcou jazdou (po jej vygenerovaní).

Každá jazda môže obsahovať aj:

• Informácie o celkovej spotrebe PHM (I) a v prípade, že je GPS jednotka napojená aj na riadiacu jednotku vozidla, aj priemernú spotrebu (I/100 km);
• Vyhodnocovanie jazdného štýlu vodiča (hodnotenie za danú jazdu), ak je pre vozidlo povolená funkcia Good Driving;
• Poznámku k jazde – preddefinovaný druh jazdy – kategóriu;
• Komentár k jazde – textové pole s popisom jazdy;
• Údaje o tankovaní pohonných hmôt – množstvo (l) a cena s DPH (€).

Kniha jázd v mobilnej aplikácii

Commander Services ponúka svojim zákazníkom možnosť vedenia knihy jázd tak cez počítač, ako aj cez mobilnú aplikáciu v mobilnom telefóne (Android alebo iOS). V mobilnej aplikácii nájdete údaje ako v systéme Commander Control Car. Bola vyvinutá tak, aby odrážala potreby zákazníkov, aby jej použitie bolo intuitívne a hlavne jednoduché.

V mobilnej aplikácii sa prehľadne zobrazuje aj poradové číslo jazdy v daný deň. Po jej otvorení sa vám jazda zobrazí na mape a k dispozícii sú funkcie pre zadávanie údajov (typ jazdy, poznámky, komentáre, priradenie tankovania a aktuálny stav tachometra). Aplikácia má možnosť vytvorenia fotografie (napr. tankovacieho bloku alebo tachometra vozidla) a jej uloženia ku konkrétnej jazde, resp. tankovaniu. Funkcie, ktoré vidí používateľ v aplikácii, sú vždy podmienené úrovňou jeho oprávnenia. Druh oprávnenia vám nastavíme pri spustení služby alebo na požiadanie.

Automatické a manuálne nahrávanie dát

Do knihy jázd sa k vygenerovanej jazde nahrávajú údaje o tankovaní. Manuálne z tankovacieho bloku alebo cez import dát z dátového súboru. Tento import môže prebiehať automaticky (v prípade vybraných tankovacích spoločností) alebo manuálne pomocou preddefinovaných šablón.

Meno vodiča sa k danej jazde nahrá buď na základe jeho priradenia k danému vozidlu cez kartu vozidla, alebo na základe jeho prihlásenia sa pred začiatkom jazdy pomocou identifikačného čipu, karty alebo kľúča. To platí za predpokladu, že je ku GPS jednotke pripojené aj snímacie zariadenie – čítačka.
Ďalším údajom je typ jazdy (súkromná alebo služobná), ktorý sa v systéme mení pomocou prepínača. Tvorí ďalšie rozšírenie hardvérového vybavenia monitorovacej jednotky.

Všetky tieto údaje je možné upravovať v Prehľade jázd v systéme CCC. Samotná kniha jázd nie je editovateľná, pretože tvorí výsledný doklad odzrkadľujúci aj všetky zmeny vykonané cez Prehľad jázd.

Filtrovanie údajov, parametre a práca s dátami

Kniha jázd sa vždy generuje z dátových balíkov, súborov údajov z jednotlivých pozícií vozidla. Vďaka komplexným a presným dátam poskytuje kniha jázd rôzne možnosti práce s nimi. Pri práci s dátami môžete pracovať s rôznymi premennými/parametrami a dáta kombinovať. Voliteľnými parametrami knihy jázd je napríklad výber počtu vozidiel, typ jazdy (súkromná alebo služobná) alebo obdobie, ktoré sa má zobraziť.

V prípade potreby je možné využiť aj rozšírený filter, ktorý umožňuje zobrazenie iba vybraných jázd, dôsledkom čoho však jednotlivé jazdy môžu stratiť kontinuitu (vzájomnú časovú nadväznosť).
Na výber je aj možnosť filtrovania podľa vodiča, jazdy cez záujmové body (bezpečnostné Waypointy) alebo podľa časového intervalu.

Knihu jázd, vrátane všetkých jej údajov, môžete exportovať do rôznych formátov. Okrem výstupu na tlačiareň umožňuje kniha jázd od Commander Services aj export do tabuľkového programu MS Excel, do dátového súboru CSV, do PDF formátu alebo SAP. Vygenerované jazdy si zároveň môžete zobraziť na Google mape alebo ich exportovať do formátu KML pre Google Earth.

Práca s dátami a správne využívanie všetkých možností systému CCC a knihy jázd je základom kvalitnej správy vozového parku. A len kvalitná správa vedie k úspore času a finančných prostriedkov. Z tohto dôvodu realizujeme pravidelné bezplatné školenia pre našich zákazníkov. Na školení sa zoznámia so systémom a všetkými jeho funkciami, vrátane knihy jázd.

Kompatibilita s inými systémami

Nevyhnutnosťou a zároveň známkou kvalitného systému je jeho súčinnosť s inými systémami. Dáta môžu prichádzať z rôznych zdrojov, avšak výstup by mal byť jeden a komplexný. Systém Commander Control Car je prostredníctvom API rozhrania plne prepojiteľný napríklad s dochádzkovými systémami, špedičnými, logistickými alebo aj s účtovnými systémami.

Ďalšie informácie o knihe jázd nájdete na našej stránke alebo sa neváhajte na nás obrátiť priamo. Radi vám poradíme a nájdeme riešenie, ktoré pomôže vášmu podnikaniu.

Kniha jázd je typ účtovného dokladu, ktorý obsahuje údaje o jazdách firemných aj súkromných vozidiel využívaných na účel podnikania. Akceptovaná je v papierovej podobe, vyplnená na predtlačenom tlačive alebo v bežnom zošite, ako aj v elektronickej forme, ktorú aktuálne využíva väčšina podnikateľov. Práve táto digitálna forma poskytuje najviac benefitov, ktoré uľahčia evidenciu vašich vozidiel.

Benefity, ktoré prináša vedenie knihy jázd

• Úspora času – evidencia všetkých služobných jázd je časovo náročná nielen pre administratívnych pracovníkov spracúvajúcich výkazy, ale aj pre vodičov, ktorí si musia vytvárať cestovné príkazy a zapisovať dáta o každej jazde. Toto všetko vám zjednoduší elektronická kniha jázd, ktorá bude automaticky sťahovať dáta a vytvárať záznamy.
• Šetrenie peňazí – kniha jázd poskytuje detailný prehľad o efektivite využívania monitorovaných vozidiel. V systéme sa nachádza prehľad o služobných a súkromných cestách, o vodičoch a o účeloch jednotlivých jázd. Vďaka tomu nastavíte efektívne využívanie vozového parku a optimalizáciu zdrojov.
• Odhalenie strát – jedným z najväčších problémov navyšujúcich náklady vozového parku je správanie vodičov (viac o téme nájdete v článku na blogu). Či už ide o neoprávnené využívanie vozidla na súkromné účely, alebo štýl jazdy, GPS monitoring dokáže jednoducho identifikovať nadspotrebu a zároveň automaticky meria kilometre – podáva informácie o reálne prejdenej vzdialenosti.
• Jednoduché použitie – využívanie systému je intuitívne a vytvorené s ohľadom na rôzne úrovne zručnosti zákazníka. Umožňuje využívanie rôznych nastavení a filtrov, automatické generovanie dát do rôznych formátov, taktiež poskytuje možnosť manuálnej evidencie jázd. V prípade, ak na niečo zabudnete, je možné realizovať všetky úpravy aj spätne.
• Komplexnosť informácií – všetky informácie o vozidlách máte prehľadne uložené v systéme, do ktorého máte neustály prístup cez klasický počítač alebo prostredníctvom mobilnej aplikácie. Prístup z mobilného telefónu vám zaručí 100 % prehľad v aktuálnom čase, ako aj prístup k dátam spätne.
• Úradné výstupy – elektronická kniha jázd a systémy umožňujú generovať daňovo uznateľné tlačové zostavy s možnosťou voľby obdobia.

Kniha jázd, dáta a dôležitosť jej vedenia

Najdôležitejšou súčasťou knihy jázd sú dáta, s ktorými pracuje. Ich získavanie umožňuje GPS jednotka nainštalovaná priamo vo vozidle, ktorá zaznamenáva a odosiela informácie do systému, ale aj iné zdroje. Tvoria ju dáta získané zo satelitu, z GPS jednotky vo vozidle, z manuálne zadaných údajov, zo vstupných dát a súčasťou sú samozrejme aj prepočty systému.

Najväčším benefitom elektronickej knihy jázd je možnosť uplatňovať si 100 % nákladov z čerpania pohonných hmôt. Podmienkou je uvádzanie zadefinovaných údajov, ktoré sú predvyplnené alebo dopĺňané priebežne pri jednotlivých služobných cestách:

Údaje v knihe jázd:

• EČV
• Typ vozidla
• Priemerná spotreba podľa technického preukazu

Pri každej jazde uvádzame:

• Dátum
• Meno vodiča
• Čas odchodu a príchodu
• Destináciu
• Účel
• Počet prejdených kilometrov
• Záznam o čerpaní pohonných hmôt

Zamestnanci, ktorí používajú firemné vozidlá, by mali byť na používanie áut preškolení a zoznámení so zákonmi o cestnej premávke a zákonom o prevádzke vozidiel na cestnej premávke. Bezpečnostné prestávky pre vodičov stanovuje zákon č. 462/2007 Z. z. o organizácii pracovného času v doprave, ktorý sa týka vodičov z povolania. Je dôležité upozorniť, že dodržiavanie bezpečnostných prestávok je vo vozidle sledované tachografom, nie prostredníctvom knihy jázd. Aj práca s tachografom je už automatizovaná a dáta nemusíte sťahovať manuálne.

Vy ešte nevyužívate elektronickú knihu jázd? Chceli by ste zefektívniť prácu vašich zamestnancov a šetriť náklady? Kontaktujte nás a my vám radi pomôžeme. Od návrhu riešenia na mieru cez  inštaláciu zariadení až k zaškoleniu vašich zamestnancov.