Nie každá dovolenka je pre ľudí časom oddychu a pohody. Ľahko sa môže zmeniť na dni plné stresu, keď ste hlavou stále v kancelárii a ste zahltení úlohami. Ako „vypnúť“ a ako efektívne pracovať na dovolenke, keď to už inak nejde?

Základné pravidlá oddychu počas dovolenky

Vysoké pracovné tempo, neustály prístup k informáciám a 100 % zastihnuteľnosť. To sú hlavné nástrahy, ktoré môžu zničiť vašu dovolenku. Pre zachovanie dlhodobého zdravia a pohody je nevyhnutné, aby ste si vedeli vyhradiť čas aj na oddych. Ako si zaručiť ničím a nikým nerušenú dovolenku? Tu sú 4 pravidlá:

1. Zástup/náhrada za vás počas dovolenky je samozrejmosť – Pred odchodom si dohodnite s nadriadenými a kolegami, kto zastreší vašu agendu. Váš záskok musí byť vopred a presne informovaný o povinnostiach, úlohách a projektoch.
2. Oznámte dovolenku včas – O vašej dovolenke by mali byť včas informovaní váš nadriadený, zastupujúca osoba a dôležité kontakty vo firme aj mimo nej.
3. Vaša dostupnosť na dovolenke nie je povinnosťou – Pamätajte si, že vaša zastihnuteľnosť počas dní voľna je vašou voľbou. Zdvihnutie telefónu, sledovanie mailovej schránky alebo odpovedanie na správy vám môže spôsobiť stres, ktorý na dovolenku nepatrí. Treba však počítať aj s núdzovými situáciami, v ktorých vás bude tím potrebovať. Vopred si s kolegami prejdite možné krízové situácie a zadefinujte si udalosti, v ktorých vás môžu kontaktovať.
4. Naplánujte svoj návrat do pracovného prostredia – Váš prvý deň v práci si dopredu naplánujte. Dohodnite si napríklad stretnutie s vaším zástupcom a naplánujte si nevyhnutné činnosti. Pozor však na rýchly návrat do práce. Prvé dni si zvoľte miernejšie tempo, aby ste všetku načerpanú energiu nestratili počas prvých hodín v práci.

Základné pravidlá práce počas dovolenky

Áno, sú medzi nami aj takí, ktorí bez práce nevedia existovať alebo ich pozícia nie je zastupiteľná. V takomto prípade je dôležité, aby ste počas dovolenky pracovali čo možno najefektívnejšie a minimalizovali pracovné činnosti. Ideálne je, ak si vyhradíte konkrétny časový úsek, počas ktorého  sa budete venovať práci, a zvyšok času budete venovať relaxu.

Ak sa už rozhodnete pracovať počas dovolenky, vašimi veľkými pomocníkmi budú moderné technológie. Už nie je nutné, aby ste si zbalili na cestu pracovný počítač. Stačí mať mobilný telefón s prístupom na internet a väčšinu práce zvládnete bez problémov. Vo vrecku tak máte váš kalendár, poštovú schránku a vďaka mobilným aplikáciám aj špecifické údaje, s ktorými pracujete aj počas štandardného pracovného dňa.

Určite netreba zabudnúť, že dovolenka slúži na oddych a uvoľnenie. Okrem presného časového úseku si stanovte aj celkový limit. Hrozí vám totiž, že bez časového obmedzenia strávite väčšinu času riešením pracovných úloh, ktoré nie sú urgentné ani nevyhnutné.

Správa firemných vozidiel počas dovolenky

Ak je váš biznis založený na logistike alebo vašou hlavnou pracovnou náplňou je riadenie vozového parku, určite sa denne stretávate s výhodami GPS monitoringu vozidiel. Automatizované činnosti, digitalizácia dát a online prístup k informáciám vám budú nápomocné aj počas dovolenky.

Hlavnou z výhod je dostupnosť dát, ktoré sa do systému prepisujú takmer v reálnom čase. Vďaka tomu sa viete ľahko zorientovať v dianí vo firme, viete, kde sa nachádzajú vaše vozidlá a môžete si pozrieť detail každej jazdy. Autá môžete sledovať kedykoľvek a odkiaľkoľvek, či ste na dovolenke v obľúbenom Chorvátsku, alebo ste odleteli do exotickej destinácie.

Dáta z GPS jednotiek sa automaticky ukladajú do systému a vy ich môžete sledovať na klasickom počítači, notebooku, v tablete alebo cez mobilný telefón prostredníctvom mobilnej aplikácie. Na dovolenke zaručene využijete rýchlosť a praktickosť GPS monitoringu v mobile.

V rámci služby GPS monitoringu vozidiel majú zákazníci k dispozícii aj nonstop linku. Oceníte ju napríklad v problémových situáciách, keď sa nachádzate v inom časovom pásme a vaši kolegovia spia. Kontakt na linku môžete dať aj zastupujúcemu kolegovi, ktorý sa s prípadnými problémami vie obrátiť na odborníkov z Commander tímu a nemusí kontaktovať vás počas dovolenky.

Nonstop linka je tu pre vás aj v prípade zvýšenia bezpečnosti vašich áut. Či už ide o vaše auto, ktoré ste nechali doma v garáži, alebo o firemné autá, kdekoľvek na cestách, viete v rámci GPS monitoringu využívať služby na zabezpečenie vozidla. Môžete si nastaviť napríklad tzv. bezpečnostné waypointy, vďaka ktorým vás systém upozorní na neoprávnený vstup/opustenie vyhradenej oblasti. Ak dôjde k neoprávnenému pohybu monitorovaného vozidla, upovedomení sú aj zamestnanci hotline linky, ktorí okamžite konajú a robia maximum pre vyriešenie situácie.

Už viete, ako bude vyzerať vaša dovolenka? Spravíte všetko preto, aby ste si užili oddych alebo využijete moderné technológie a sem-tam skontrolujete pracovné záležitosti? Necháme to na vás. Ak by ste potrebovali poradiť alebo nastaviť akúkoľvek funkciu spojenú s našimi službami, sme tu pre vás. A ak sa rozhodnete ísť na dovolenku autom, na záver máme pre vás odporúčanie na náš ďalší článok: Služobným autom na dovolenku (RADY a TIPY).

Druhy výdavkov pri firemnom vozidle

Firemný automobil sa definuje ako automobil zaradený do obchodného majetku SZČO alebo právnickej osoby (spoločnosť SRO). Nezamieňajte si ho s vozidlom, ktoré je vaším súkromným majetkom a ktoré zvyknete využívať aj na pracovné cesty. V prípade firemného vozidla je možné uplatniť si rôzne druhy výdavkov, nielen pohonné hmoty. Sú to:

• cena/kúpa auta – Do výdavkov je možné zahrnúť samotný nákup vozidla. Ako položku v nákladoch si ho môžete uviesť cez tzv. odpisy, ktoré sa realizujú jedenkrát ročne počas 4 rokov. Vozidlo teda odpisujete po štvrtinách. Pozor ale na hodnotu osobného vozidla. Ak jeho cena presiahne hodnotu 48 000 €, je už považované za luxusné. Viac o obstaraní vozidla sa dozviete v článku na našom blogu.
• pohonné hmoty – Ďalšou položkou sú PHM, ktoré pri mnohých firmách tvoria nemalú položku v nákladoch. So samotným tankovaním a prevádzkou vozidla je spojený aj nákup prídavných kvapalín do vozidla ako Ad blue, motorový olej, ale aj diaľničná známka či mýto.
• údržba, prevádzka a servis – Nezabudnite, že do účtovníctva patria aj položky, ktoré si vyžaduje údržba, prevádzka a servis vozidla. Ide napríklad o pravidelnú výmenu pneumatík, umývanie či tepovanie vozidla alebo poplatky za technickú a emisnú kontrolu.
• leasing – Formou výdavku sú aj náklady okolo financovania zaobstarania vozidla. Pri kúpe vozidla vám môžu vzniknúť výdavky napríklad na povinné zmluvné poistenie, havarijnú poistku a zaúčtovať môžete aj úroky.
• technické zhodnotenie – Do nákladov je možné zaradiť aj prídavné zariadenia, ktoré vozidlo zhodnocujú. Patrí sem napríklad satelitná navigácia, autorádio, nové pneumatiky a pod. Pozor, tu je dôležitá je nákupná cena. V prípade, že prekročíte sumu 1 700 €, dané zariadenie sa zaraďuje do nákladov postupne, formou odpisov (podobne ako pri kúpe vozidla a odpisuje sa počas štyroch rokov)

Nákup PHM a spôsoby uplatnenia nákladov

Nákup nafty, benzínu či iných pohonných hmôt do automobilu, ktorý je používaný na podnikanie a je zároveň majetkom firmy, možno v nákladoch uplatňovať rôznymi spôsobmi. Firma alebo samostatne zárobkovo činná osoba (SZČO) má na výber z troch možností:

1. kniha jázd – Vedenie podrobnej evidencie – knihy jázd – umožňuje podnikateľovi uplatňovať väčšinu nákladov z nakúpených pohonných hmôt. V tomto prípade sa výdavky prepočítavajú podľa spotreby vozidla, ktorá je uvedená v technickom preukaze. Tu ale často vzniká rozdiel. Normovaná spotreba a reálna spotreba sú dve rozdielne veci a v nákladoch predstavuje nemalú hodnotu. S problémom vzniku nadspotreby pomohla podnikateľom pri osobných vozidlách novela zákona, ktorá umožňuje navýšiť spotrebu o 20 %. Spotreba sa tak zreálnila a lepšie odráža vznikajúce náklady.
2. GPS monitoring – V prípade, že sa rozhodnete sledovať vaše vozidlá prostredníctvom GPS zariadení, získate najefektívnejší nástroj na uplatnenie výdavkov za PHM. V tomto prípade si totiž môžete uplatniť až 100 % z nákupu pohonných hmôt a bez nutnosti prepočtu spotreby. Zozbierané údaje v systéme vám navyše ušetria mnoho administratívnych úkonov, ktoré sú nutné pri dokladovaní a správe vozového parku.
3. 80 % paušál z PHM – Ak sa rozhodnete pre paušál, uplatniť si viete len 80 % z nákladov na nákup pohonných hmôt. Výhodou je, že nemusíte viesť žiadnu evidenciu jázd ani prepočítavať spotrebu. Vašou povinnosťou je pri tomto druhu účtovníctva raz ročne evidovať stav tachometra a v prípade daňovej kontroly preukázať, že vozidlo využívate výhradne na podnikateľské účely. Dôležité je, aby množstvo PHM bolo primerané počtu prejazdených kilometrov.

Vedeli ste, že uplatnenie výdavkov na PHM sa týka aj vozidiel, ktoré nemusia byť majetkom firmy, ale sú zapožičané, prenajaté alebo lízingované? V týchto prípadoch je nevyhnutné, aby existoval zmluvný vzťah medzi majiteľom vozidla a jeho používateľom. Výdavky sa uplatňujú rovnakým spôsobom ako pri firemnom automobile (kniha jázd, GPS alebo 80 % paušál).

Bločky, faktúry a doklady za pohonné hmoty

Nutnosť dokladovania nákupu PHM prostredníctvom bločkov riešia mnohí podnikatelia, SZČO aj účtovníci. Dôležité je, pre akú formu uplatňovania výdavkov sa rozhodnete – či si uplatníte paušálne výdavky a použijete priemernú cenu pohonných hmôt z údajov Štatistického úradu, alebo si uplatníte radšej reálne náklady (kniha jázd a GPS monitoring) a bude nutné zbierať bločky pri každom tankovaní. Vždy je najlepšie zvážiť konkrétnu situáciu, v ktorej sa nachádzate, a nájsť pre vás najvýhodnejšiu cestu.

V prípade uplatňovania výdavkov na PHM pre firemné vozidlo sú potrebné doklady o nákupe. Nie vždy je ale nutné prácne fyzicky zbierať a zakladať bločky z tankovania. Vodičov a účtovníkov viete od tejto činnosti odbremeniť vďaka tankovacím kartám. Medzi ich výhody patrí práve prehľadná faktúra, ktorá je daňovým dokladom a obsahuje podrobné informácie o tankovaniach (dátum, čas, cenu, natankované množstvo a iné).

Ak tankujete v zahraničí, blok si určite uschovajte. V tomto prípade máte totiž možnosť žiadať o vrátenie DPH (platí pri čerpaní pohonných hmôt nad 50 €).

1. Za starostlivosť o vozidlá by mal niesť zodpovednosť jeden človek – Fleet Manager

Pri väčších vozových parkoch by zimná údržba vozidla nemala zostať nikdy len na starosti zamestnancovi, ktorý vozidlom jazdí. Pre pracovnú vyťaženosť alebo zábudlivosť sa totiž môže stať, že vozidlo nebude dobre pripravené na zmenu počasia. Výsledkom nedôslednej prípravy sú zvýšené náklady spojené s výpadkom daného vozidla, pokuty a v konečnom dôsledku aj dopravné nehody. Fleet Manager bude zárukou, že sa vyhnete týmto situáciám a vaše podnikanie bude bežať ako švajčiarske hodinky.

2. Stanovte si presné termíny prezutia pneumatík a držte sa zákona

So zimnou údržbou na Slovensku je viazaný dátum 15. november. Od tohto dňa platí povinnosť prezutia letných pneumatík na zimné. Tento dátum je smerodajný len za predpokladu, že je na vozovke súvislá vrstva snehu, ľad alebo námraza. Osobné autá musia mať prezuté zimné pneumatiky na všetkých nápravách, pri nákladných autách a autách nad 3,5 tony platí povinnosť zimných pneumatík aspoň na jednej z hnacích náprav. Pri autobusoch ale pozor, tie musia mať prezuté všetky nápravy.

Dôležitý je ešte jeden parameter, a to vonkajšia teplota. Zimné pneumatiky vám odporúčame prezuť, ak teplota klesla pod 7 °C.

3. Buďte dôslední. Prezutím pneumatík to len začína

Zimné pneumatiky sú prezuté, ale kontroloval sa aj ich stav? Pri výmene vždy dbajte aj na revíziu ich stavu. Dezén by mal mať podľa zákona viac ako 3 milimetre. Dôležité je, či sa v pneumatikách nenachádzajú trhliny, bubliny alebo iné mechanické poškodenia a či sú dostatočne nafúkané. Zle nastavená geometria zase môže byť príčinou nestability pri jazde a tzv. plávania v zákrutách, čo je na zasneženej a namrznutej vozovke veľkým rizikom.

Servis bŕzd pred zimou je nutný, najmä ak viete, že vaši vodiči využívajú brzdy naplno (napríklad vďaka hodnotenie štýlu jazdy Good driving) alebo ak pri brzdení počuť pískanie. Nečakajte, kým zasvieti kontrolka. Vaši vodiči vás na ňu nemusia hneď upozorniť a čo ak bude už neskoro?

Ďalšou dôležitou položkou sú kvapaliny v aute. Pri mínusových teplotách môže napríklad tekutina v ostrekovačoch zamrznúť a tým poškodiť časti vozidla (mechanizmus ostrekovania, nádobu na kvapalinu, hadičky k ostrekovačom). Letná kvapalina navyše nebude účinná pri škvrnách od soli.

A napokon svetlá. Súčasťou zimnej údržby by mala byť aj kontrola bežných svetiel a hlavne hmloviek.

4. Zimná výbava musí byť 100 %

Auto je skontrolované, pneumatiky vymenené, nemrznúca zmes doplnená, teraz sa zamyslite, čo bude vodič potrebovať na bezproblémovú cestu. Do zimnej výbavy v aute pribaľte: škrabku na sklo, metličku či lopatku na sneh a v prípade, že trasy vašich áut smerujú aj do vysokohorských terénov, nezabudnite na zimné reťaze. Opäť sa tak vrátime k predpisom, podľa ktorých si musí vodič pred každou jazdou očistiť auto tak, aby sa z neho žiadne kusy snehu či ľadu počas jazdy neuvoľňovali a neohrozovali okoloidúce vozidlá. Pri tomto musia byť obozretní najmä vodiči väčších vozidiel, pri ktorých môže ostať veľká vrstva snehu na návese. Okrem bezpečnosti je odpratanie snehu a ľadu dôležité aj kvôli spotrebe vozidla. Zbytočný odpor vzduchu a hmotnosť navyše môžu zaťažiť vozidlo a zároveň aj vašu firemnú peňaženku.

Aj keď nejde o zimnú výbavu, nezabudnite skontrolovať aj autolekárničku a reflexné vesty. Dôležitou informáciou je, že pri ceste služobným autom do zahraničia platí povinnosť riadiť sa podľa platnej legislatívy v danej krajine. Skontrolujte, či ju dodržujete.

5. Pomôžte si pri príprave na zimu GPS monitoringom

Neviete, kde začať, ako byť pripravení a komu zveriť správu vozidiel spolu s povinnosťami okolo príprav na zimu? Pomôcť si môžete prostredníctvom GPS monitoringu a dát, ktoré sa nachádzajú v systéme CCC. Vďaka presnej identifikácii vodičov si viete v systéme pozrieť zodpovednú osobu za vozidlo, nastaviť si upozornenia na potrebu servisnej údržby a prostredníctvom mobilnej aplikácie vkladať dokumenty ku každému vozidlu zvlášť. Dokonalý prehľad vám umožní lepší manažment servisných kontrol, čo bude mať priaznivý vplyv na náklady. Prezutie áut prebehne bez omeškania, eliminuje sa čas stratený neefektívnymi riadeniami, zníži sa počet prestojov, keď vodiči čakajú na prezutie, a taktiež sa zvýši bezpečnosť vodičov pri jazde počas zimy.

Monitorovanie vozidiel a s ním aj elektronická kniha jázd vám ďalej poskytne možnosť sledovať aktuálnu polohu vozidla a plánovať trasy napríklad aj do pneuservisu. Týmto spôsobom zefektívnite priebeh všetkých úkonov spojených so zimnou údržbou a zjednodušíte administratívnu prácu s údajmi.

Pre viac informácií o benefitoch, ktoré prináša GPS monitoring vozidiel, nás neváhajte kontaktovať. Radi vám prezradíme všetky spôsoby, ako ušetriť čas aj finančné prostriedky svojej firme.

Vždy je dôležité vopred si stanoviť pravidlá a potvrdiť ich písomne. Kryté sú tak obe strany (zamestnanec aj zamestnávateľ). Navyše by malo byť využívanie vozového parku ošetrené aj vo firemných smerniciach.

Ak vám zamestnávateľ umožní využiť služobné auto aj na dovolenku, prejavuje vám tým veľkú dôveru. Za vozidlo preberáte čiastočnú zodpovednosť, ale majiteľ vozidla stále zostáva plne zodpovedný za všetky škody, ktoré vzniknú využívaním vozidla. Ako zamestnanec by ste mali byť plne oboznámený s tým, akým spôsobom prípadné nehody riešiť. Odporúčame, aby ste si zistili všetky náležitosti v predstihu. Sú dve základné situácie a usmernenie:

• Ak je škoda spôsobená počas využívania služobného vozidla na pracovné účely, spadá do všeobecnej zodpovednosti za škodu podľa Zákonníka práce.
• Ak je škoda spôsobená počas využívania služobného auta na súkromné účely, zodpovednosť rieši Občiansky zákonník.

Možnosť cestovať na dovolenku služobným autom vás odbremení od zdĺhavého hľadania vhodnej dopravy a ušetrí vám náklady, ale aj v takomto prípade je potrebné sa dostatočne pripraviť.

V prvom rade myslite na poistenie. Cestovanie si ošetrite dobrým poistením, na ktoré sa viete spoľahnúť v prípade nepredvídateľných situácií.

Kniha jázd a dovolenka

Ďalším a asi najdôležitejším bodom je nevyhnutnosť viesť knihu jázd aj počas dovolenky.  Vďaka údajom z knihy jázd firma vypočítava spotrebu paliva, ktorú si následne zamestnanec podľa predchádzajúcej dohody uhrádza. Ak firma využíva tankovacie karty, náklady na spotrebované pohonné hmoty sa zamestnancovi strhnú automaticky z jeho platu. Využívaním tankovacích kariet sa vyhnete hotovosti, ktorú musíte mať k dispozícii a špeciálne vyčlenenú na pohonné hmoty.

Odporúčame vám, aby ste si dopredu vyhľadali všetky čerpacie stanice, na ktorých môžete s danou kartou tankovať. Spoločnosti majú tankovacie karty jednej či dvoch partnerských spoločností, čo by mohol byť problém v určitých lokalitách. Nie vždy je nablízku potrebná čerpacia stanica. Aj tu platí pravidlo: „Radšej sa dopredu pripravte!“

Ako riešiť dopravné nehody v zahraničí?

Dopravnú nehodu si nikto z nás nepraje. O to menej, ak ste na služobnom aute v zahraničí, a ešte k tomu na dovolenke. Nanešťastie, stávajú sa aj takéto veci, a preto je dôležité byť pripravený. Ako postupovať pri nehode,  závisí najmä od výšky škody. Zväčša platí, že ak výšku škody neviete odhadnúť, je lepšie privolať políciu. My by sme vám odporúčali volať políciu v každom prípade. Oficiálne zdokumentovanie nehody je dôležité najmä kvôli poisťovniam, ktoré pri dodaní nekompletnej dokumentácie môžu odmietnuť plniť poistné plnenie.

Nezabudnite si ešte pred vycestovaním preveriť podmienky riešenia nehôd v danej krajine. Aj v rámci Európskej únie sa môžu podmienky líšiť.

Možnosť ísť na dovolenku služobným autom je určite výhodný a veľmi komfortný spôsob dopravy. Myslite vždy dopredu a buďte pripravení. To je základné pravidlo pri cestovaní firemným autom na dovolenku.

Chceli by ste sebe alebo svojim zamestnancom zjednodušiť cestovanie a dokumentáciu jázd, kilometrov a tankovaní? Obráťte sa na našich zástupcov a oni vám poradia, ako vďaka GPS monitoringu firemných vozidiel budete neustále v obraze a ušetríte. Kontaktujte nás.