Elektronická kniha jázd fungujúca na základe dát z GPS jednotiek je veľkým pomocníkom v podnikaní. Odbremeňuje vodičov a účtovníkov od mnohých úkonov a administratívna činnosť sa vo firme ihneď po jej zavedení zjednoduší. Jej výhody oceníte aj v prípade daňovej či inej úradnej kontroly. Ako prebieha daňová kontrola, na čo sa pripraviť a ako poslúži kniha jázd?

Čo treba vedieť o daňovej kontrole?

Cieľom daňovej kontroly je preskúmanie firemného účtovníctva a prislúchajúcich dokladov, ktoré súvisia s daňovou povinnosťou. Daňová kontrola k vám nezavíta len tak znenazdajky. Jej vykonanie a začiatok sú zadefinované v § 46 Zákona o správe daní. Za začiatočný deň sa podľa konkrétnej situácie považuje:

1. deň určený v oznámení o daňovej kontrole – dátum je uvedený v oznámení správcu dane daňovému subjektu – podnikateľovi. Ak vám nevyhovuje stanovený deň môžete si dohodnúť nový termín. Čas máte do 8 dní od doručenia oznámenia.
2. spísanie zápisnice o začatí daňovej kontroly – ak je cieľom kontroly zistenie oprávnenosti nároku na vrátenie nadmerného odpočtu alebo jeho časti, za začiatok sa považuje deň spísania zápisnice o začatí daňovej kontroly.
3. bez oznámenia – kontrola bez oznámenia je možná len vtedy, ak subjekt nahlásia orgány činné v trestnom konaní, alebo je subjekt podozrivý z vykonávania nezákonnej činnosti, lebo existuje podozrenie, že by mohli byť zničené dôležité dokumenty.

Po oznámení nasleduje príprava na kontrolu. V doručenom liste o kontrole sa nachádzajú informácie o lehote, v ktorej musíte predložiť všetky požadované doklady. Je potrebné pripraviť detailnú dokumentáciu, ktorá súvisí s daným obdobím (internú dokumentáciu – faktúry, interné doklady, mzdové doklady a doplnkovú dokumentáciu o zdaniteľných obchodoch, vynaložených nákladoch). Na dokladoch sa kontroluje, či sú hodnoverné a úplné. Pri zmluvách sa zase overí ich riadne plnenie a či nedošlo k porušeniu zákona.

Kontrolované dokumenty

Daňová kontrola sa môže zamerať na rôzne dokumenty – hlavná kniha a denník, faktúry, účtovné výkazy, daňové priznania k dani z príjmov, daňové priznania k DPH, dodacie listy alebo na evidenciu knihy jázd. Kontrola overuje aj dodržiavanie zákona o účtovníctve a postupov účtovania. To znamená, že sa preveruje či sú jednotlivé položky správne a riadne účtované, či boli predložené všetky faktúry a pod.

Platí zásada preukaznosti, t.j. náklad je preukázaný, ak existuje o ňom účtovný doklad, ktorý vierohodne preukazuje skutočnosť a spoločnosť o ňom viedla účtovníctvo. V tomto prípade vám bude nápomocná elektronická kniha jázd a dokumenty, ktoré sa priebežne pridávali do systému CCC. Dôležité je vedieť, že preukazujete len to, čo ste tvrdili v daňovom priznaní. Nič navyše nie ste povinní preukázať a dokladovať.

Ak sa chcete úspešne obhájiť, je veľmi dôležitá báza tzv. kvalifikovaných dôkazov (napríklad: existencia správy z pracovnej cesty so zoznamom navštívených klientov) a ďalšie preukazné záznamy o realite a cieli „pracovnej cesty“ v zmysle zákona.

Daňová kontrola si môže doklady vziať so sebou alebo vás požiadať o poskytnutie určitých účtovných a daňových evidencií na elektronickom nosiči. V prípade dokazovania záležitostí spojených s využívaním služobných áut vám uľahčí prácu jednoduchý export z elektronickej knihy jázd. Ten si môžete vytlačiť alebo ho nechať v digitálnej podobe.

Priebeh a ukončenie kontroly

Počas kontroly máte právo predkladať vlastné dôkazy a vysvetlenia k zisteniam a pýtať sa na priebežné zistenia. Je to dôležité, lebo môžete na jednotlivé otázky kontroly uspokojivo zodpovedať už v procese. Zapamätajte si, že je na vás, do akej hĺbky povolíte daňovej kontrole nahliadnuť do konkrétnej problematiky. Dbajte na zachovanie obchodného tajomstva.

Ak sa vám nepáčil postup kontrolórov, je možné podať námietku, napr. námietku zaujatosti voči zamestnancovi správcu dane.

O výsledku kontroly sa dozviete z protokolu s výzvou na vyjadrenie a prerokovanie. Nie je však zákonom stanovená lehota, dokedy musí byť kontrola ukončená.

Daňová kontrola a kniha jázd

Ako sme uviedli vyššie, kniha jázd je jedným z dokumentov, ktoré si kontrolóri môžu od vás počas svojej práce vyžiadať. Mnoho podnikateľov rieši knihu jázd až spätne. Snažia sa spomenúť si na všetky svoje cesty, tankovania a ďalšie potrebné údaje. Pri firmách s väčším počtom vozidiel je tento scenár nemožný a môže byť príčinou veľkých problémov.

Bolo bežnou praxou, že spoločnosti s veľkými vozovými parkmi a ich účtovníci dbali na ručné vypisovanie kníh jázd. Tu ale treba myslieť na nástrahy, ktoré ukrýva fyzická verzia knihy jázd. Ručné vypĺňanie, chybné vypísanie, neúplnosť údajov a nezodpovednosť šoférov môžu vo vašom účtovníctve urobiť zmätok a zapríčiniť nezrovnalosti. Z tohto dôvodu prišiel na trh GPS monitoring a elektronická kniha jázd, ktorá získava údaje priamo z vozidiel. Vďaka GPS jednotkám, ktoré sú nainštalované vo vozidlách, prúdia údaje do systému automaticky a je radosť s nimi pracovať.

Výhodami elektronickej knihy jázd vzhľadom na potreby daňovej kontroly sú:

• úplnosť dát o každej jazde,
• automatické získavanie dát,
• jednoduchá korekcia,
• nahrávanie dokumentov,
• prehľadné reporty,
• rýchle a zrozumiteľné výstupy.

Veľkým benefitom a uľahčením je pre podnikateľov výstup, ktorý je plnohodnotným účtovným dokladom. Ak tento doklad obsahuje všetky náležitosti, daňový úrad ho bez problémov akceptuje. Vďaka tomu sa vyhnete možným nepríjemným situáciám a pokutám, ktoré môžu vzniknúť v prípade fyzickej formy knihy jázd.

Ak sa obávate daňovej kontroly či inej úradnej kontroly a nie ste si istí, či sú údaje o jazdách zaznamenané v poriadku, neváhajte a obráťte sa na nás.  V rámci dlhoročných skúseností vám naši obchodní zástupcovia radi predstavia elektronickú knihu jázd a ďalšie funkcie GPS monitoringu osobne.

Základné spôsoby obstarania nového firemného vozidla sú dva: priamy nákup alebo leasing. Pri každej z možností treba zvážiť pre a proti. Správne rozhodnutie vám môže ušetriť čas, financie aj nadbytočné administratívne úkony v budúcnosti.

Obstarávanie formou nákupu vozidla

Najdôležitejšou informáciou, ktorú by ste mali vedieť, či už ste fyzická alebo právnická osoba, je, že si na obstarané auto do podnikania formou nákupu (z vlastných finančných prostriedkov alebo pomocou úveru) môžete do daňových výdavkov uplatniť tieto náklady:

• odpisy,
• výdavky na pohonné látky,
• daň z motorových vozidiel,
• výdavky na udržiavanie a prevádzku auta,
• výdavky na poistenie (povinné zmluvné, havarijné a pod.),
• výdavky na technickú a emisnú kontrolu,
• výdavky súvisiace s úverom na obstaranie auta (napr. úroky),
• iné výdavky (napr. diaľničná známka, parkovné, registračný poplatok).

Obozretný treba byť v prípade obstarania tzv. luxusných automobilov, t. j. osobných automobilov so vstupnou cenou vyššou ako 48 000 €. Pri tomto type vozidiel je zavedené obmedzenie zahrňovania ich daňových odpisov do základu dane.

Ak si obstaráte vozidlo do svojho podnikania v hodnote vyššej ako 1 700 € a s dobou použiteľnosti dlhšou ako jeden rok, musíte takéto vozidlo zaradiť do dlhodobého hmotného majetku a odpisovať ho. V prípade, že je vstupná cena auta menej ako 1 700 €, ale doba použiteľnosti bude viac ako jeden rok, môžete sa rozhodnúť medzi dvomi možnosťami: buď budete vozidlo postupne odpisovať, alebo si náklad na kúpu zaradíte do účtovníctva jednorazovo. V tom prípade ide celá obstarávacia cena vozidla do daňových výdavkov v plnej sume.

Odpisovať vozidlo začínate dňom jeho užívania, preto, ak dlhšie plánujete jeho nákup, nečakajte na koniec roka. Okamihom zaradenia do užívania si viete do daňových výdavkov uplatniť mesačný odpis po dobu 48 mesiacov.

Obstarávanie formou leasing

Prvou otázkou, ktorú je nutné zodpovedať je, či si zvolíte leasing operatívny alebo finančný.

1. Finančný leasing

Využíva ho prevažná väčšina ľudí/podnikateľov. Ide o dlhodobý prenájom na základe nájomnej zmluvy s právom odkúpenia prenajatého majetku po skončení doby prenájmu. To znamená, že po skončení doby leasingu sa stane vlastníkom vozidla nájomca – osoba alebo firma, ktorá si vozidlo prenajímala. Počas doby trvania leasingovej zmluvy si nájomca uplatňuje do daňových výdavkov vstupnú cenu vozidla vo forme odpisov a úrok plynúci z finančného leasingu. Súčasťou leasingovej splátky býva aj poistenie vozidla.

Táto forma financovania si vyžaduje počiatočnú investíciu pri obstaraní v podobe prvej splátky – akontácie. Automobil obstaraný formou finančného leasingu vykazujete ako svoj majetok a znášate všetky náklady súvisiace s jeho užívaním.

2. Operatívny leasing

Tento druh leasingu si podnikatelia volia v prípade, že nemajú záujem mať vozidlo v obchodnom majetku. Ide o formu prenájmu bez predkupného práva. Po skončení leasingu vozidlo ostáva majetkom prenajímateľa. V tomto prípade sa o správu vozového parku, servis a údržbu vozidiel stará prenajímateľ. Na základe vzájomnej dohody môže prenajímateľ zabezpečovať aj ďalšie služby, ako napríklad poistenie, diaľničné poplatky a iné. Pri operatívnom leasingu odpadá povinnosť platby akontácie.

Ak by sme chceli informácie zhrnúť, môžeme jednoducho povedať, že ak sa osoba/firma rozhodne obstarať si auto do svojho podnikania prostredníctvom operatívneho prenájmu, platí tvrdenie: podnikateľ je v tomto prípade len používateľom automobilu.

Do daňových výdavkov si za auto, obstarané výhradne formou operatívneho leasingu, môžete uplatniť nasledujúce výdavky (náklady):

• nájomné,
• výdavky na pohonné látky,
• výdavky na diaľničnú známku,
• iné výdavky vyplývajúce zo zmluvy o operatívnom prenájme vozidla (napr. výdavky za udržiavanie auta).

Aj v prípade operatívneho leasingu platí obmedzenie pri obstarávacej cene vozidla vyššej ako 48 000 €.  Zákon vás limituje ročným nájomným vo výške 14 400 €.

Automobil a odpočet DPH

Či už si obstaráte automobil z vlastných zdrojov, alebo využijete služby leasingových spoločností, nezabúdajte na možnosť uplatnenia odpočtu DPH pri použití vozidla na podnikateľské účely. Ak budete automobil využívať aj na iné než podnikateľské účely, môžete si odpočítať DPH len v pomernej výške, v závislosti od rozsahu použitia automobilu na podnikanie.

Pri finančnom leasingu s právom kúpy prenajatej veci vzniká nárok na odpočet DPH postupne na základe splátkového kalendára najneskôr posledný deň kalendárneho mesiaca, na ktorý sa leasingová splátka vzťahuje.

V prípade obstarania auta formou operatívneho leasingu vzniká nárok na odpočet DPH z dohodnutého nájomného, ako aj iných výdavkov, ktoré súvisia s prenájmom.

Máte už lepší prehľad o tom, ako si obstarať vozový park a aké výdavky si môžete zahrnúť do vášho účtovníctva? Ďalším krokom je zbieranie údajov, ich ukladanie a detailne vedená kniha jázd pre každé vozidlo. Viac o knihe jázd a našich riešeniach nájdete na stránke, ktorú sme jej venovali.

V prípade, že potrebujete poradiť a zorientovať sa v ponuke monitorovacích riešení, neváhajte nás kontaktovať. Naši obchodníci vám radi poradia a pripravia riešenie presne na mieru vášho podnikania.